Wie Sales Operations ein schwaches Vertriebsteam in Spitzenteam verwandelt

Im wettbewerbsintensiven Umfeld des globalen B2B-Vertriebs können ineffiziente Vertriebsteams und fehlende Unterstützung für Account Manager das Wachstum erheblich behindern. Branchendaten zeigen, dass ein durchschnittlicher Account Manager nur etwa 28 % seiner Zeit tatsächlich mit dem Verkaufen verbringt, während der Rest durch Dateneingabe, interne Abstimmungen und andere nicht umsatzgenerierende Tätigkeiten aufgebraucht wird.

Ohne eine strukturierte Vertriebsstrategie und effektives Sales Operations sehen sich Unternehmen häufig mit niedrigeren Abschlussquoten, längeren Verkaufszyklen und sinkender Produktivität konfrontiert. Unternehmen mit einer klar definierten Sales Operations Strukturen verzeichnen dagegen ein Wachstum in der Vertriebsproduktivität von 20 % bis 30 %.

In diesem Artikel werde ich das häufigste Problem fehlender effektiver Sales Operations beschreiben. Sie erhalten ein erprobtes Konzept, wie Sie Sales Operations erfolgreich in Ihren Vertriebsprozess integrieren können. Am Ende finde Sie eine Fallstudie, die Ihnen Einblicke gibt in die Umsetzung bei einem realen Unternehmen.

Herausforderungen durch ineffektive Sales Support-Strukturen

1. Bewältigung technologischen Fortschritt

Vertriebsteams haben häufig Schwierigkeiten, mit den sich schnell entwickelnden Technologien und Vertriebstools Schritt zu halten. Die Integration neuer Systeme wie CRM und Marketing-Automatisierung, deren Kompatibilität sowie die Bereitstellung angemessener Schulungen stellen kontinuierliche Herausforderungen dar, die Produktivität und Akzeptanz beeinträchtigen können.

2. Betriebliche Ineffizienzen und Prozessprobleme

Ineffiziente interne Prozesse, manuelle Aufgaben und Datensilos führen zu Produktivitätsverlusten und Fehlern. Vertriebsmitarbeiter verbringen oft übermäßig viel Zeit mit administrativen Tätigkeiten anstatt mit dem Verkaufen. Veraltete oder fragmentierte Systeme verschärfen diese Probleme zusätzlich.

3. Mangelnde Unterstützung und Befähigung

Ein Mangel an ausreichender Unterstützung, Einarbeitung und Schulung führt dazu, dass Vertriebsteams Tools nicht effektiv nutzen oder Kundenbedürfnisse nicht angemessen adressieren können. Unzureichende interne Unterstützung kann dazu führen, dass Kundenbedürfnisse nicht erfüllt, Angebote nicht wettbewerbsfähig sind, der Mehrwert nicht klar vermittelt wird und Hilfe schwer zugänglich ist.

4. Zusammenarbeits- und Kommunikationsprobleme

Eine schlechte Abstimmung und Kommunikation zwischen dem Vertrieb und anderen Abteilungen (wie Marketing oder Kundenservice) führen zu Informationssilos, uneinheitlicher Kommunikation und verpassten Chancen. Schwierigkeiten beim Zugriff auf die richtigen internen Ressourcen verzögern Reaktionszeiten und schwächen die Vertriebsaktivitäten.

5. Beziehungsmanagement und Kundenfokus

Der Aufbau und die Pflege starker Kundenbeziehungen ist entscheidend, gestaltet sich jedoch angesichts langer Verkaufszyklen und intensiver Konkurrenz zunehmend schwierig. Vertriebsteams benötigen bessere interne Unterstützung, um die Ansprache zu personalisieren, Kundenbedürfnisse zu verstehen und während der gesamten Buyer Journey echten Mehrwert zu liefern.

Sales-Operations-Playbook für das B2B-Umfeld

Unternehmen, die eine effektive Unterstützung für ihre Vertriebsteams implementiert und kontinuierlich gepflegt haben, konnten eine einmalige Steigerung der Vertriebsproduktivität um 20–30 % sowie einen nachhaltigen jährlichen Zuwachs von 5–10% verzeichnen.

Die Implementierung einer Sales-Operations-Funktion in einem Unternehmen im B2B-Umfeld erfordert einen strukturierten, phasenbasierten Ansatz. Nachfolgend ein praxisorientiertes Playbook basierend auf bewährten Branchenpraktiken und angepasst an den Geschäftskontext:

1. Vertriebsprozesse definieren und dokumentieren

• Skizzieren Sie Ihren vollständigen Vertriebsprozess – von der Lead-Generierung bis zum After-Sales-Support – und stellen Sie sicher, dass dieser mit dem Einkaufsverhalten Ihrer Kunden übereinstimmt. 

• Identifizieren Sie Engpässe und Probleme, die für Ihren Vertriebszyklus in Ihrer Industrie typisch sind (z. B. komplexe Angebotsprozesse, technische Demos, lange Lieferzeiten). 

• Standardisieren Sie Prozesse für Angebotserstellung, Auftragsabwicklung und Übergabe an den Kunden – integriert in bestehende Systeme wie CRM und Produkt Konfigurator. 

2. Klare Ziele und KPIs festlegen

• Legen Sie messbare Ziele für das Sales Operations Team fest, abgeleitet aus der Unternehmensstrategie (z. B. Erhöhung der Abschlussquote, Verkürzung des Verkaufszyklus, Verbesserung der Prognosegenauigkeit). 

• Definieren Sie KPIs sowohl für Account Manager als auch für das Sales Operations Team (z. B. Reaktionszeit auf Leads, Angebotsdurchlaufzeit, Konversionsraten, Pipeline-Qualität). 

• Nutzen Sie die KPIs zur Leistungsüberwachung, Ableitung von Maßnahmen und Förderung kontinuierlicher Verbesserung. 

3. Aufbau des Sales-Operations-Teams und der Struktur

• Starten Sie mit einem funktionsübergreifenden Team aus Vertrieb, Marketing, Auftragsabwicklung und Fertigung, um breite Akzeptanz und vielfältige Perspektiven sicherzustellen. 

• Weisen Sie klare Rollen für CRM-Management, Prozessoptimierung, Technologieintegration und Vertriebsunterstützung zu. 

• Entscheiden Sie über eine zentrale oder dezentrale Struktur – abhängig von Unternehmensgröße und Komplexität. Kleine Unternehmen profitieren häufig von einem schlanken, vielseitigen Team, während größere Organisationen spezialisierte Rollen benötigen. 

4. Technologie integrieren und optimieren

• Prüfen Sie Ihre bestehende Technologielandschaft (CRM, Angebots-Tools, ERP etc.) und identifizieren Sie Lücken oder Schnittstellenprobleme. 

• Implementieren oder aktualisieren Sie integrierte Plattformen, die den Datenfluss und das Reporting vereinfachen – CRMs, Sales-Enablement-Tools und Produkt Konfiguratoren sind für Hersteller von Industriegütern besonders relevant. 

• Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben (z. B. Angebotserstellung, Nachverfolgung), um Account Managern mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu geben. 

5. Enablement, Training und kontinuierliche Verbesserung

• Entwickeln Sie ein Sales Operations Playbook, dass alle Prozesse, Tools und Best Practices dokumentiert – prägnant, umsetzbar und regelmäßig aktualisiert. 

• Erstellen Sie Enablement-Materialien speziell für den Vertrieb komplexer Produkte (z. B. technische Produktleitfäden, Mehrwert-Rechner, Einwandbehandlung, Demo-Systeme). 

• Bieten Sie kontinuierliche Schulungen und Coachings an, basierend auf realen Vertriebsdaten, um Best Practices zu festigen und sich an Marktveränderungen anzupassen. 

• Etablieren Sie eine Feedbackschleife mit Account Managern und anderen Stakeholdern, um Prozesse und Tools fortlaufend zu optimieren. 

6. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern

• Richten Sie Sales Operations eng an Marketing, Produktmanagement und Kundenservice aus, um eine einheitliche Kommunikation und ein nahtloses Kundenerlebnis zu gewährleisten. 

• Führen Sie regelmäßige bereichsübergreifende Meetings durch, um Leistung zu überprüfen, Erkenntnisse zu teilen und Strategien bei Bedarf anzupassen. 

7. Datengetriebene Entscheidungsfindung

• Sorgen Sie für Datenqualität und Daten-Governance, um zuverlässige Prognosen und Reports zu ermöglichen. 

• Nutzen Sie Analysen, um Trends zu identifizieren, die Vertriebs-Pipeline verlässlich zu halten und strategische Entscheidungen zu treffen (z. B. welche Märkte oder Produkte priorisiert werden sollen). 

  
  

Sales Operations Playbook

Fallstudie: Sales Operations im Projektgeschäft

Ein führendes Unternehmen im Bereich der Prozessautomatisierung stand vor der Herausforderung, dass sein Vertriebsteam unterdurchschnittlich performte und die Ziele in Bezug auf Kundenkontakte nicht erreicht wurden. Eine Analyse ergab, dass das Vertriebsteam eine Vielzahl komplexer Aufgaben zu bewältigen hatte – darunter Lead-Generierung, Koordination interner Stakeholder, Angebotserstellung, Erarbeitung von Kundenlösungen sowie die Klärung von Lieferterminen mit Projektteams und Auftragsabwicklung.

Zur Lösung dieser Probleme wurde gemeinsam mit den Vertriebsleitern ein neuer Vertriebsprozess mit integriertem Sales Operations Konzept entwickelt. Dieser beinhaltete die Schaffung spezieller Positionen in einem Support Team, wodurch sich die Account Manager auf die direkte Kundeninteraktion entlang der Customer Journey konzentrieren konnten. Der neue Vertriebsprozess orientierte sich vollständig an der Customer Journey.  Die Aufgaben für die neu geschaffene Sales Operations Funktion wurden klar definiert. In einem Assessment wurden die Profile aller Teammitglieder analysiert und dem neuen Vertriebsprozess zugeordnet. Die Sales Operations Organisation gliederte sich in drei Teams: Vertriebsberatung, Angebotsmanagement sowie Sales Tools & Analyse.

Die Ergebnisse waren signifikant: Die Zeit im Kundenkontakt der Account Manager verdreifachte sich, die Bearbeitungszeit vom Eingang der Anfrage (RfQ – Request for Quotation) bis zur Angebotsabgabe wurde um 35 % reduziert, und die Einhaltung der Termine zur Angebotsabgabe – vorher nur zu 60 % erfüllt – konnte sichergestellt werden. Spezielle Sales Consultants entwickelten ein Up-Selling Geschäft von 15 %, wodurch sich der Vertrieb von einem produktorientierten hin zu einem lösungsorientierten Ansatz wandelte. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg und die Zusammenarbeit mit den unterstützenden Teams verbesserte sich deutlich.

Diese Fallstudie zeigt, wie ein strukturierter Sales Operations Ansatz die Vertriebsproduktivität transformieren und signifikantes Wachstum im B2B-Umfeld ermöglichen kann.

Fazit: Leistungssteigerung durch Sales Operations

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung eines strukturierten Sales Operations die Leistung von Vertriebsteams im B2B Bereich erheblich verbessern kann. Durch die Beseitigung von Ineffizienzen, die Optimierung von Prozessen und umfassende Unterstützung können Unternehmen höhere Abschlussquoten, kürzere Verkaufszyklen, gesteigerte Produktivität und verbessertes Umsatzwachstum erzielen. Die Fallstudie des Prozessautomatisierung Unternehmens zeigt die konkreten Vorteile von Sales Operations – unter anderem eine erhöhte Zeit im Kundenkontakt, verkürzte Bearbeitungszeiten und gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. Vertriebsmanager im globalen Geschäft sollten Sales Operations Initiativen priorisieren, um nachhaltiges Wachstum und Vertriebsexzellenz zu erreichen.

Für Unternehmen, die sich auf diese anspruchsvolle Reise begeben, ist die Unterstützung durch einen Interim Manager mit Vertriebsexpertise von unschätzbarem Wert. Ein solcher Experte bringt strategische Orientierung und praxisnahe Erfahrung mit, um lokale Vertriebsteams – auch in Ausland – auf das neue lösungsorientierte Vertriebsmodell auszurichten und einen reibungslosen sowie erfolgreichen Übergang zu nachhaltigem Wachstum sicherzustellen.

Möchten Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt auf, um maßgeschneiderte Konzepte zur Integration von Sales Operations in Ihrem Unternehmen zu besprechen. Lassen Sie uns den Wandel gemeinsam gestalten.